Пресс-служба

Пресс-служба — подразделение госучреждения, органа власти, суда, корпорации, крупной или средней фирмы, осуществляющее взаимодействие данной структуры с прессой и прочими СМИ. Пресс-служба - группа людей, занятая сбором информации, хранением, обработкой и распределением информации Пресс-служба решает две задачи:

1. обеспечивает полноту и оперативность информации о деятельности представляемой ею организации;
2. создает оптимальные условия для работы (и отдыха) аккредитованных журналистов.

В зависимости от объема работ связи со СМИ могут выполняться следующими специалистами:

1. пресс-специалистом (пресс-секретарем);
2. пресс-бюро;
3. отделом по работе с прессой;
4. пресс-службой или пресс-центром;
5. службой PR (непосредственно ее руководителем);
6. внештатным работником или внешней консультативной фирмой.

Цель пресс-службы

Цель пресс-службы как структурного подразделения заключается в передаче "нужной" информации в "нужное время" на самых разных уровнях . На местах актуальных событий пресс-служба может создавать субпресс-центры, иметь пресс-атташе. Такую картину можно видеть на Олимпийских играх, которые проходят в различных городах страны-устроителя. Пресс-атташе есть и в организациях, имеющих выход на международные контакты, зарубежные представительства (часто это советники, эксперты по связям с иностранными СМИ. .

Задачи пресс-службы

Задачами пресс-службы являются:

• Сбор и анализ информации социально-политического характера, связанной с осуществлением политической и экономической деятельности
• Мониторинг, анализ состояния и динамики общественного мнения в процессе осуществления экономических, политических и социальных программ и акций.
• Анализ деятельности региональных средств массовой информации по освещению и интерпретации деятельности федеральных и региональных органов государственного управления.
• Прогнозирование социально-политической ситуации и возможных сценариев развития событий в стране, регионе, субъекте РФ, в связи с реализацией инициатив, политических акций, расходов в экономической и социальной политике как федеральных, так и региональных органов власти. [1]

Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой компании или о сфере ее деятельности. В некоторых случаях это могут быть просто бэкграунды, хотя иногда они могут оказаться выгодной рекламой. Бывает, к сожалению, что пресса проявляет интерес к вопросам, освещать которые было бы нежелательно. В таких случаях желательно максимально помочь интересующейся стороне. Если предмет ее интереса носит деликатный характер, журналисты могут согласиться не упорствовать в своих вопросах, если им честно и открыто объяснить причины, по которым это нежелательно. Скрытность же, скорее всего, утвердит их во мнении, что здесь попахивает сенсацией и сделает их еще более настойчивыми в своих поисках.

Предоставляя информацию, журналистам необходимо разъяснить, могут ли они цитировать эти сведения как официальное заявление, сделанное конкретным лицом, или же им нужно ссылаться на некоего абстрактного «представителя» фирмы. С другой стороны, журналисту можно сказать. что он может использовать эту информацию - не ссылаясь на источник, или указать, что она носит строго конфиденциальный характер и в печати появляться не должна. .

Направления работы пресс-службы

Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к работе по следующим направлениям:

1. Советы, консультации по вопросам, связанным с спецификой организации. Идеально, когда руководитель пресс-службы дает та¬кие рекомендации высшему руководству.Пресс-секретарь обязан давать рекомендации в устной или письменной форме по каналам, существующим внутри фирмы.Такое информирование не означает, естественно, подготовку рутинных пресс-релизов. [[2]]
2. Коммуникационная работа — охватывает информирование внеш¬них групп общественности о компании, ее деятельности с помощью различных средств коммуникации.Коммуникационная работа включает в себя общий процесс формирования имиджа предприятия с использованием средств массовой информации, распространение информации о мотивах действий организации с помощью брошюр, устных выступлений или рекламы. .
3. Исследование и анализ проблем — менее известный вид деятельности, который сегодня получает активное распространение и становится чрезвычайно важным направлением.[[3]]

Правила взаимодействия пресс-службы со СМИ

За годы регулярных контактов со средствами массовой информации и их представителями в практике паблик рилейшнз сформирова­лись определенные правила, знание которых способно облегчить по­строение крепкого фундамента взаимоотношений со СМИ.[[4]]

1. Передаваемые в средства массовой информации] сведения всегда должна быть честными, достоверными и заслуживающими доверия. Правду следует говорить всегда, даже если она не особо приятна для самой организации. От этого зависит отношение СМИ, а через них и об­щественности, к компании и ее представителям.
2. Нельзя забывать о журналистских расследованиях, когда информация может быть получена в обход фирмы. Несмотря на то, что некоторые считают правдивую политику очень опасной, большинство специалис­тов уверены, что правдивая работа с общественностью приносит зна­чительные дивиденды.[[5]]
3. Важное правило при работе со СМИ заключается в сочетании спра­ведливого распределения информации между различными независи­мыми (или даже конкурентными) СМИ и эксклюзивностью. Причем эксклюзивность всегда должна соблюдаться, иначе она теряет смысл.
4. Необходимо заранее выстраивать медиа-политику компании, но разработанный план работы с масс-медиа должен быть гибким и под­даваться корректировке в максимально короткие сроки. Иначе суще­ствует вероятность попадания в зависимость от определенного СМИ.
5. Разговаривать с масс-медиа необходимо одним голосом. Наибо­лее приемлемый вариант - представитель пресс-службы, который выступает сточки зрения интересов об­щественности, а не фирмы. Этот человек всегда должен быть до­ступен для прессы, пусть даже по домашнему телефонному аппарату.
6. Лучше всего (кроме экстренных случаев) обращаться к ограничен­ному числу подходящих по тематике изданий и учитывать местную спе­цифику. Вряд ли кто-то спра­вится лучше них с задачей информирования населения о деятельности некоммерческого сектора. Трюков и заигрываний, таких как рассылка приглашений с подарками или зазывание на фуршет после пресс-кон­ференции, следует избегать при желании построения долговременного взаимовыгодного сотрудничества. При работе с масс-медиа очень важ­но помнить о сроках, так как все СМИ имеют периодический характер. .
7. Предоставляемая информация также должна заслуживать внимания как потенциальная новость. При этом ее могут сопровождать объяснения и комментарии, но вот узко профессиональных терминов лучше избегать. Приемлемо использовать упрощенные графики и таблицы.[[6]]
8. Передавая в процессе коммуникации определенное сообщение, не стоит концентрировать внимание исключительно на положительных фактах и аргументах. Необходимо упомянуть и об отрицательных мо­ментах. Исследования показали, что аудитория, знакомая только с по­ложительными доводами, легко переубеждается с помощью контрар­гументов. А вот переубедить публику, знакомую с разными аспектами явления, очень трудно. При этом для убеждения изначально положи­тельно настроенной публики или аудитории с невысоким уровнем об­разования может быть достаточно и позитивных аргументов. Если не­гативные факты всплывают помимо желания компании, то действо­вать надо быстро и организованно, что позволяет значительно умень­шить негативные эффекты или даже улучшить имидж организации и сфор­мировать преданность общественности.[[7]]

Примеры

• Пресс-служба губернатора челябинской области
• Пресс-служба администрации г.Челябинска
• Пресс-служба Альфа-Банка
• Пресс-служба МГУ
• Пресс-служба Президента Республики Узбекистан

Интересные факты

Ежегодно проходит конкурс на лучшую пресс-службу года.

См. также

Пресс-конференция Пресс-релиз Бэкграундер Факт-лист

Брифинг Grassroots (движение) Мониторинг СМИ Журналистика

Медиаобразование Rich media Медиапортал

Ссылки

• Что такое пресс-служба и нужна ли она вам?
• Википедия:Пресс-служба - Пресс-служба на Вики.
• Ежемесячный журнал «Пресс-служба»
• ПРЕСС-СЛУЖБА: Отдел сбора и обработки информации по материалам печати.