Система автоматизации документооборота
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
Содержание |
[править] Основные понятия электронного документооборота
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.
[править] Основные принципы электронного документооборота
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
[править] Классификация систем электронного документооборота
- Универсальные «коробочные» СЭДО:
- стандартный набор функций;
- невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
- низкие временные затраты на приобретение и установку;
- относительно низкая стоимость;
- необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
- Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
- максимально персонифицированная система;
- большие временные затраты;
- высокая стоимость разработки;
- сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
- Комбинированные СЭДО:
- базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
- полное соответствие нуждам предприятия;
- небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
- стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
- передача заказчику прав на продукт;
- простота освоения и использования;
- полная русификация;
- удобный интерфейс;
- взаимодействие с существующими офисными приложениями.
[править] Системы электронного документооборота
 |
Список примеров в этой статье не основывается на авторитетных источниках непосредственно о предмете статьи.
Добавьте ссылки на источники, предметом которых является тема настоящей статьи, и приведите раздел в соответствие руководству, в противном случае он может быть удалён.
|
| Название продукта | Бесплатное ПО | Лицензия | SharePoint | Domino Lotus/Notes |
|---|---|---|---|---|
| 1С:Документооборот | нет | проприетарная | - | - |
| Bb workspace | нет | проприетарная | - | - |
| CompanyMedia | нет | проприетарная | - | да |
| DIRECTUM | нет | проприетарная | возможно | - |
| DocsVision | нет | проприетарная | да | - |
| EOS for SharePoint | нет | проприетарная | возможно | - |
| FossDoc | нет | проприетарная | нет | - |
| Globus Professional | нет | проприетарная | возможно | - |
| KnowDocs | нет | проприетарная | да | - |
| Lotus Notes | нет | проприетарная | нет | - |
| LanDocs | нет | проприетарная | возможно | - |
| OPTIMA-WorkFlow | нет | проприетарная | возможно | - |
| PayDox | нет | проприетарная | возможно | - |
| ProjectMate | нет | проприетарная | - | - |
| TeamWox | нет | проприетарная | возможно | - |
| БОСС-Референт | нет | проприетарная | - | да |
| Дело | нет | проприетарная | - | - |
| ЕВФРАТ | нет | проприетарная | - | - |
| Канцлер | нет | проприетарная | - | да |
| Кодекс: Документооборот | нет | проприетарная | - | - |
| МОТИВ | нет | проприетарная | - | - |
| ПК Заявки | нет | проприетарная | - | - |
[править] СЭДО, оплачиваемые из бюджета
- СЭДО для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство
[править] См. также
- Система управления документами
- Управление записями
- ECM (бизнес) — Системы управления информационными ресурсами предприятия
- Электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.
- Бизнес-процесс — бизнес-процессы в управлении предприятием
[править] Примечания
 |
Это заготовка статьи о компьютерах. Вы можете помочь проекту, исправив и дополнив её. Это примечание по возможности следует заменить более точным. |
