Документ

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Перейти к: навигация, поиск
Уровни секретности
Уровни секретности документов в СССР
Максимальный
CC/ОП (Совершенно Секретно. Особая Папка)
ОП (Особая Папка)
ОВ (Особой Важности)
СС (Совершенно Секретно)
С (Секретно)
ДСП (Для служебного пользования)
Минимальный
Связанные понятия
Секретная информация
Гриф секретности
Государственная тайна
п·о·р

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Договор аренды

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов[1]

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документа́цией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов[править | править вики-текст]

Документы различают:

  • По назначению:
    • организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
    • распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
    • информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
    • учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
    • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
    • и др.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т.п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т.п.

Функции документов[править | править вики-текст]

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

  • Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации;
  • Функции, обеспечивающие процесс управления;
  • Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией;
  • Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

  • Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью;
  • Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений;
  • Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
  • Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
  • Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ[править | править вики-текст]

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

Фальшивые документы[править | править вики-текст]

Фальшивый документ - документ, созданный с нарушением установленных законодательством норм и содержащий ложные сведения о человеке, фирме или иных объединениях.

См. также[править | править вики-текст]

Примечания[править | править вики-текст]

  1. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ)

Литература Документ // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.[править | править вики-текст]

  • Словарь терминов по информатике. Наука, 1971.

Ссылки[править | править вики-текст]