Аналитическая записка

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Перейти к: навигация, поиск

Аналитическая записка — документ, содержащий обобщённый материал о каких-либо исследованиях.

Структура аналитической записки[править | править вики-текст]

Жестких требований к структуре или объёму аналитической записки не предъявляется. Базовый вариант структуры аналитической записки может состоять из следующих частей:

  • Аннотация;
  • Содержание
  • Введение
  • Основная часть
  • Заключение
  • Подпись
  • Приложения

Аннотация[править | править вики-текст]

В аннотации кратко излагается суть содержания документа, причины и обстоятельства его появления, цели и задачи объекта, методы исследования, обоснование и полученные результаты. Каждый из этих параметров начинается с абзаца. В аннотации указываются используемые источники информации. Размер аннотации не должен превышать 2/3 страницы формата А4.

Содержание[править | править вики-текст]

Включает в себя наименования всех структурных частей документа с указанием номеров страниц, на которых размещается начало каждой части.

Введение[править | править вики-текст]

Включает в себя несколько составных частей, которые не выделяются подзаголовками, но присутствуют в обязательном порядке. Введение включает в себя постановку проблемы (то есть её предназначение, характеристику основных методологических принципов при её изучении, четко сформулированную цель, причины и основания исследования, круг вопросов, подлежащих рассмотрению). Разъясняется, какая методика использовалась при обработке информации.

Основная часть[править | править вики-текст]

Излагается суть исследования. В логической последовательности дается изложение исследуемых вопросов темы (выделенных, как правило, в подразделы) на основе самостоятельного изучения источников и привлечения, где это необходимо, исследовательской и иной литературы. Поэтапный анализ и обобщения. Выдвижение гипотез, версий и их обоснование. Состоит из разделов и подразделов.

Заключение[править | править вики-текст]

В конце аналитической записки даются выводы, прогноз и предложения (рекомендации). Строятся они на основании результатов анализа материалов, приводимых в разделах, но не повторяют их, а обобщают.

Основные требования к выводам:

  • непротиворечивость и жесткая логическая взаимосвязь с основным текстом подраздела;
  • отсутствие прямых повторений текста раздела;
  • недопустимость выводов, не обоснованных основным текстом;
  • выводы должны характеризовать рассматриваемый период или явление;
  • в обязательном порядке выводы должны содержать общие прогнозные оценки протекания процессов на ближайшую перспективу;
  • подводится общий итог исследований по указанной тематике;
  • текст выводов должен быть краток.

Исходя из выводов, указывается перечень мероприятий, предложений или их варианты для предотвращения причин, следствий того или иного события, а также прогнозируются те события, действия, которые могут произойти, если не выполнить или не принимать во внимание данные выводы и предложения.
Вводные и заключительные части выделяются курсивом.
Объём итогового заключения не должен превышать одной страницы.

Подпись[править | править вики-текст]

В конце аналитической записки, под выводами и предложениями должна быть отметка об исполнителе, включающая в себя ответственных исполнителей данного документа с указанием их должностей в организационной структуре, например: Вице-король Индии, подпись, маркиз, Д. Н.Керзон, а также дата подписи и номера служебных телефонов.

Приложения[править | править вики-текст]

Приобщаются подробные различные таблицы, графики, условные обозначения, глоссарий, математические формулы и расчеты, а также иная второстепенная информация, дополняющая основную часть документа. Список использованных источников и литературы, составляется при необходимости и по требованию руководства.

Рекомендации по написанию аналитической записки[править | править вики-текст]

  • Весь текст аналитической записки должен быть направлен на достижение цели. Целей может быть несколько, но лучше, чтобы их было немного, ещё лучше — одна.
  • Если Вы пишете аналитическую записку самостоятельно, обязательно запрашивайте информацию у своих коллег из других структурных подразделений или сторонних организаций — это повысит объективность аналитической записки.
  • При подготовке документа необходимо использовать имеющиеся методики сбора информации и сопоставления фактов.
  • Факт как таковой содержит в себе недостаточно смысла, если его не рассматривать в сочетании с некоторыми другими фактами или не указать на его значение.
  • Текст аналитической записки должен быть понятен, научные термины, выражения, которые используются при исследовании той или иной проблемы необходимо заменять понятиями для широкой аудитории. В случае невозможности их заменить иными, они могут быть оставлены, но обязательно приводиться в приложении и раскрываться подробно.
  • Общий размер аналитической записки, без приложения должен быть не более 7-12 страниц.
  • Основные разделы аналитической записки начинают каждый раз с новой страницы.
  • Листы аналитической записки брошюруют только после утверждения текста руководителем подразделения.
  • При использовании электронных документов, с разными стилями изложения, шрифтов и т. п. необходимо обязательно переформатировать и привести данные к тем техническим характеристикам, которые приняты в компании.
  • Для презентаций аналитическую записку при необходимости следует переплести в плотные обложки и оформить текст, графики и диаграммы в цвете.

Аналитическая записка должна быть тщательно выверена ответственным исполнителем и подписана им, а затем передана на проверку, согласование, коррекцию руководителю подразделения, который внимательно изучает данный документ, вносит изменения с согласия автора. После корректировки руководитель подразделения подготовленный документ передает руководителю оргструктуры на рассмотрение. В случае выявления каких-либо неточностей, ошибок и т. п. в документе исполнитель вносит изменения и передает его в двух экземплярах вместе с электронной версией через своего руководителя подразделения руководителю оргструктуры.

Литература[править | править вики-текст]

  • ГОСТ Р 6.30-97. Требования к оформлению документов
  • ГОСТ 2.105-95. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
  • ГОСТ 7.1-84. Библиографическое описание документа
  • ГОСТ 7.12-77. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Сокращения русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати

См. также[править | править вики-текст]