Делопроизводство

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску


В делопроизводстве используются стандартизированные документы (дела, формы, бланки)

Делопроизво́дство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.[1]

Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт). Еще одна значимая организация — США В ее компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Нормативно-правовая база делопроизводства[править | править код]

Нормативная правовая база делопроизводства и документационного обеспечения управления включает: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, кодифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты—указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, которые развивают и конкретизируют нормы соответствующих законов, определяют механизмы их исполнения и применения.

На практике, особое внимание необходимо обратить на:

  • Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 [1];
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 [2];
  • ГОСТ 6.10.5-87 [3];
  • Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 [4];
  • Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 [5];
  • Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 [6] и др.
  • Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Служба делопроизводства[править | править код]

Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства—структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации[2].

В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т.п.

Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами[3], а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Организация делопроизводства[править | править код]

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

  • Создание документов (документирование);
  • Организация движения и учёта документов (документооборот);
  • Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"[4].

Документооборот[править | править код]

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

  1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
  2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

  1. первичную обработку;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. регистрацию;
  4. рассмотрение руководством;
  5. передачу на исполнение.

Документооборот бухгалтерских документов[править | править код]

В бухгалтерском учёте существует пять основных этапов документооборота[источник не указан 2888 дней]:

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
  2. Передача документа в бухгалтерию;
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
  4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:
    1. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);
    2. группировку;
    3. контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
  5. Сдача документов на хранение в архив.

Секретный документооборот[править | править код]

Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне»[5].

Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП)[6].

Электронный документооборот[править | править код]

Основная статья: EDI

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

См. также[править | править код]

Примечания[править | править код]

  1. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения. (Дата введения 2014-03-01)
  2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения..
  3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
  4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  5. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-I «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями). base.garant.ru. Дата обращения 2 декабря 2015.
  6. ООО ЦНТ Импульс — автоматизация секретного делопроизводства. cnt-i.ru. Дата обращения 2 декабря 2015.