Автоматизация ресторанов

Автоматизация ресторанов (предприятий общественного питания) — процесс внедрения программно-аппаратных комплексов автоматизации бизнес-процессов на предприятиях общественного питания (рестораны, кафе, столовые, фастфуд-заведения, бары, кейтеринговые компании).

Описание

Сочетание «автоматизация ресторанов» сформировалось в устойчивый термин в среде русскоязычных рестораторов, поставщиков оборудования и ПО. В нём имеются сразу и обобщение, и наоборот узкая трактовка смысла составляющих слов. В данной статье под термином «ресторан» подразумевается обобщенное понятие: любое заведение общепита. При этом, под предприятием общественного питания может пониматься также сеть заведений.

«Автоматизация» в данном случае, напротив, трактуется ограниченно и не затрагивает непосредственно производственные процессы (приготовление пищи), а касается только информационной составляющей бизнеса — учёт, документооборот, продажи и другие процессы, связанные с обработкой данных.

В связи с тем, что в России, на Украине и в Казахстане ресторанный бизнес является одной из самых динамично развивающихся сфер частного предпринимательства, спрос на системы автоматизации предприятий общественного питания постоянно растёт. Автоматизация стала здесь стандартом, необходимым условием конкурентоспособности бизнеса. Подтверждением этому является появление на российском, украинском и казахстанском рынках разработчиков за последние несколько лет, помимо признанных автоматизаторов (R-Keeper, Quartech, Tillypad, ForRestPOS, Servio, Магия, Microinvest, СофтБаланс, РСТъ, xPOS, Chameleon), множества новых компаний, специализирующихся на автоматизации ресторанов. Кроме того, к данной сфере обратились и некоторые известные бренды, такие как 1С. В 2007 году на рынок был выведен новый продукт iiko, одним из основателей компании и главным идеологом продукта стал Давид Ян, основатель компании ABBYY.

В настоящий момент в России и остальных странах СНГ количество автоматизированных ресторанов, кафе, фаст-фудов, корпоративных предприятий питания и их сетей исчисляется десятками тысяч, продолжая быстро расти.

Задачи автоматизации

Основные задачи автоматизации ресторанов:

• Повышение прибыльности и снижение издержек предприятия;
• Контроль и оптимизация деятельности предприятия;
• Улучшение качества обслуживания посетителей;
• Предотвращение хищений и прочих злоупотреблений со стороны персонала;
• Увеличение производительности труда персонала;
• Поддержка маркетинговых мероприятий;
• Создание систем лояльности. Разнообразные системы скидок для постоянных клиентов;

Необходимо отметить, что частично эти задачи пересекаются. Решение данных задач путём автоматизации ресторанного бизнеса является частным случаем применения АСУ и ERP. Однако в отличие от универсальных систем, ресторанные системы автоматизации, также, например, как системы для розничной торговли (Автоматизация торговли), являются узкоспециализированными, хотя и более распространёнными по числу внедрений, так как ресторанный бизнес является одним из самых массовых.

Функционирование предприятия общественного питания является более сложным, чем функционирование магазина розничной торговли, так как в первом присутствует процесс изготовления продаваемого товара, а также его непосредственное потребление покупателем на месте.

Автоматизируемые процессы

В общем случае в ресторанном бизнесе при помощи программно-аппаратных комплексов автоматизации подлежат следующие процессы:

1. Продажи — всё, что связано с обслуживанием посетителей: приём заказа, отправка его на кухню, формирование счёта (пречека), расчет с посетителями, выдача фискального чека. Сюда же входят разнообразные механизмы обслуживания постоянных клиентов, маркетинговые акции (скидки, бонусы и т. п.). Если автоматизируется бар, то процесс производства напитков также входит в число операций обслуживания.
2. Склад и логистика, бухгалтерский учёт. Автоматизируются складские операции — приход и расход продуктов, полуфабрикатов, инвентаризация.
3. Управление и контроль деятельности предприятия. Управление персоналом.

Состав и алгоритм работы

Часть программно-аппаратного комплекса, которая автоматизирует функции обслуживания посетителей, называется «фронт-офисом» (front-office). Официант вводит заказ на POS-терминале с контактным экраном и интерфейсом, формируемым программой. Сформированный заказ сразу отправляется на кухню и распечатывается у повара в виде марки заказа со штрих-кодом. Когда блюда приготовлены, повар считывает сканером марку заказа, что служит сигналом готовности для официанта.

Счёт предоставляется посетителю системой автоматизации в виде пречека с подробной распечаткой всех блюд, услуг и с другой полезной информацией. В настоящее время уже и в России распечатанный пречек является составляющей стандарта качества обслуживания.

Бэк-офисом (back-office) принято называть рабочее место системы автоматизации, пользователю которого доступны все компоненты системы. Это рабочее место руководителя предприятия, управляющего, экономиста, кладовщика, менеджера, администратора, бухгалтера и других сотрудников офиса.

Так, например, автоматизация производства помогает шеф-повару формировать меню, прейскурант и т. д.. Калькулятору даёт возможность расчета стоимости блюд и их экономические показатели. При автоматизации склада и логистики становится значительно проще осуществлять функции менеджеров, ответственных за закупки, прием и хранение продуктов и полуфабрикатов.

Помимо того, что бэк-офис позволяет менеджерам осуществлять операционное управление предприятием, управляющему становится доступна полная информацию, на основе которой он имеет возможность оценить экономическую эффективность своего заведения.

Для сотрудников всех уровней, владельцев бизнеса, комплекс автоматизации предоставляет множество возможностей, которые не просто облегчают жизнь, а в принципе меняют стиль работы. Основой всех систем автоматизации ресторанов является механизм отчётов, гибкость которого в значительной мере определяет эффективность системы для ресторатора. Вместе с тем, отчёты — не только средство контроля, но и инструмент сбора маркетинговой информации.

Автоматизация ресторанов является в чистом виде прикладной задачей. Поэтому успех разработчиков систем зависит не только, и может быть не столько, от умения программировать, сколько от знания предметной области, то есть ресторанного бизнеса. Соответственно, лидирующее положение на рынке занимают компании, которые начали свои разработки более 10 лет назад и успели накопить обширный опыт работы с предприятиями общепита, отладить свои продукты до совершенства. В России пионерами считаются R-Keeper — 19 лет и Tillypad — 16 лет на рынке. На Украине — комплекс B52 с 15 летним опытом. В низкобюджетной нише малых заведений общепита популярна болгарская система Microinvest. Несмотря на относительную "молодость", второе место по количеству ежемесячных внедрений после R-Keeper занимает iiko.

Система	устойчивость к модификации данных	защита данных
на платформе 1С v7	плохая (есть встроенные процедуры модификации критических данных)	по защите ПК\
R-keeper v6	средняя	выше защиты ПК\
на платформе 1С v8	средняя	по защите ПК\
R-keeper v7	хорошая	выше защиты ПК\
iiko	хорошая	выше защиты ПК\
Microinvest	хорошая	выше защиты ПК\
RCT	плохая	по защите ПК\
Tillypad	хорошая	по защите ПК\
Inside Restaurant	высокая	выше защиты ПК\
Inside IQ	высокая	выше защиты ПК\

== Сравнительное описание ==ч

Система	ОС	Дата последнего релиза	СУБД
R-Keeper	DOS/Win32/Linux(wine)	2012	UDB(частная разработка)
1C	Win32/Linux(wine)	2011	DBF/MSSQL/Postgress
Tillypad	Win32	2012	MSSQL
iiko	Windows (XP и выше, включая 64 bit)	ежемесячно	MSSQL 2008 R2 и выше
Microinvest	Windows (XP, Vista, Win7, включая 64 bit)/Linux	2012	Access, MSDE, MySQL, MS SQL, Oracle
Inside Restaurant	Windows (XP, Vista, Win7, включая 64 bit)	2012	Microsoft Access
Inside IQ	Windows (XP, Vista, Win7, включая 64 bit)	2012	Microsoft Access, Firebird

Сравнение функционала некоторых программных продуктов.

Сравнительные характеристики	Inside Restaurant	Inside IQ	R-Keeper	1C Рарус общепит
Установка, настройка, интерфейс пользователя
Самостоятельная установка и переустановка с диска	+	+	-	+/-
Самостоятельная настройка системы	+	+/-	-	-
Простота интерфейса	+	+/-	+/-	+/-
Безопасность и защита
Защищенность базы данных	средняя	высокая	высокая	низкая
Доступ к базе данных	-	-	-	+
Количество уровней доступа	среднее	высокое	низкое	среднее
Связь Фронт и Бэк систем	Единая система	Единая система	Отдельные	В зависимости от конфигурации
Возможность корректировки продаж в бэк системе	+	+	-	-
Удаление и корректировка операций	Только через сторирование	Только через сторирование	Сторнирование только во фронт системе	В зависимости от конфигурации
Функционал
Общие скидки	+	+	+	+
Скидки по категориям	+	+	+	+
Система оплаты по карточке	+	+	+	+
Временные скидки	+	+	+	+
Система без наличных кредитно-лимитированных расчетов	+	+	+	-
Накопительная система	+	+	+	-
Бонусная система	-	+	+	-
Подарочная система	-	+	-	-
Использование подарочных сертификатов	-	+	+	-
Списание продуктов по калькуляциям автоматически	+	+	+	-
Вход в систему персонала по паролю	+	+	+	+
Вход в систему персонала по магнитной карте	+	-	+	+
Вход в систему персонала по карте с штрих-кодом	+	-	-	+
Вход в систему персонала по прокси карте	+	-	-	-
Развитие
Возможность развития ПО (обновление)	+	+	+	+
Индивидуализация ПО (под вас). Быстрая разработка нового функционала	+	+	-	+/-
Оборудование
Требования к оборудованию для официантов	низкое	среднее	низкое	среднее
Обязательное наличие сервера в сети	-	-	+	+/-
Возможность автономной работы станций	+	+	+/-	+/-

История

Бизнес-процессы предприятий общественного питания хорошо поддаются формализации и, соответственно, компьютерной автоматизации. При этом основных схем функционирования предприятий общепита всего несколько — классический ресторан, кафе, бар, фаст-фуд, самообслуживание. Все схемы используют бизнес-операции из единого набора: получение заказа, приготовление блюд, расчёт с клиентом; плюс операции бэк-офиса: склад, поставки, бухгалтерия и другие. В этот же набор вписываются многие предприятия индустрии развлечений — бильярдные залы, боулинг-клубы и подобные заведения с временнόй тарификацией развлекательных услуг и сопряжением с ресторанными услугами.

Эволюционный путь компьютеризации ресторанов шёл от отдельных универсальных программ бухгалтерского учёта, складских операций и управления контрольно-кассовым оборудованием. Следующий этап развития состоял в автоматизации всех бизнес-процессов с помощью единого программного обеспечения, теперь уже специально построенного под ресторанный бизнес. Туда же стали добавляться функции, ранее не подлежавшие автоматизации, например, приём заказа, инвентаризация и другие. Так возникли специализированные системы автоматизации ресторанного бизнеса, которые со временем доказали свою эффективность.

Потребность в автоматизации была осознана российскими рестораторами с заметным отставанием от Запада. Дело было не только в обычном технологическом отрыве развитых стран (digital divide). Становление ресторанного бизнеса в России происходило в 90-х годах, когда в силу целого ряда социальных, экономических и политических условий автоматизация ресторанов и кафе была проблематична и не вызывала достаточной мотивации у рестораторов. К числу этих условий, например, можно отнести неустойчивость законодательной базы в сфере торговли и налогообложения, высокий уровень безработицы, позволявший владельцам заведений в случаях, в частности, недостачи компенсировать её за счёт зарплаты всего персонала, и многие другие обстоятельства.

В то же время в развитых странах автоматизация уже стала стандартом ресторанного бизнеса, его необходимым компонентом. По мере стабилизации ситуации в России к отечественным рестораторам также стало приходить понимание конкурентных преимуществ автоматизации. Возник спрос на данные разработки.

Локомотивом продвижения и популярности систем автоматизации среди рестораторов первоначально была способность этих систем резко снижать воровство со стороны персонала. Воровство было бичом общепита ещё с советских времён. Потери владельца бизнеса из-за хищений могли доходить до 20 % дохода и более. В Литературе описаны случаи, когда персонал по различным схемам расхищал половину и даже всю выручку ресторана, делая его нерентабельным и разоряя владельца.

Постепенно рестораторы осознали и другие важные преимущества автоматизации — оптимизацию бизнеса, качество обслуживания, производительность труда, новые возможности и другие. При этом ряд задач без автоматизации выполнять практически нереально, например, обслуживание накопительных скидок постоянным клиентам и многие другие.

Действующие в России иностранные сети ресторанов, такие как «Макдоналдс», пользовались собственными автоматизированными комплексами. Для российских рестораторов предложения зарубежных автоматизаторов оказались невостребованными. Основным препятствием было то обстоятельство, что системы автоматизации общепита и торговли жестко связаны с бухгалтерским учётом, законами и нормативными актами о налогообложении и другими юридическими аспектами, которые в России достаточно специфичны.

В 90-х годах за разработку систем автоматизации предприятий общественного питания взялись лишь два российских разработчика — компания UCS (система R-Keeper) и «Тиллипад» (комплекс Tillypad и Tillypad XL). Эти два лидера по настоящее время держат абсолютное большинство рынка  — три десятка тысяч инсталляций R-Keeper по всей стране и около 5 тысяч заведений и сетей, автоматизированных комплексом TillyPad и TillyPad XL. Совместная доля остальных разработок — iiko, 1C-ресторан, Microinvest (3 000 внедрений в СНГ), «Трактиръ», «Астор» и других составляет в России меньший процент.

Украинская компания «Студия Плюс» выполнила первый проект комплексной автоматизации ресторана в 1996 году на базе собственного программного продукта В52. В настоящее время лидирует на украинском рынке в области автоматизации крупных интегрированных объектов.

Литература

• Олег Назаров Как воруют в ресторане. 100 способов обмануть владельца. — М.: Ресторанные ведомости, 2010. — 224 с. — 7000 экз. — ISBN 978-5-98176-074-7

• Сергей Цыро Как победить воровство в ресторане. Практический курс для владельцев и управляющих. — М.: Ресторанные ведомости, 2010. — 144 с. — 7000 экз. — ISBN 978-5-98176-067-9

Ссылки

• Обзор системы автоматизации ForRestPOS
• Обзор в журнале Cnews
• Публикация в газете Комсомольская правда
• Публикация в интернет-издании SPbIT
• Регулярные обзоры журнала "РесторановедЪ"
• Рубрика "Автоматизация" на портале Restoranoff