Аутсорсинг расчёта заработной платы

Аутсорсинг расчёта заработной платы (Аутсорсинг расчёта зарплаты) (англ. Payroll Outsourcing) — это выполнение на основании договора функции по расчёту заработной платы и подготовке отчётности, связанной с заработной платой, (целиком или частично) другой компанией, специализирующейся в соответствующей области .

Аутсорсинг расчёта зарплаты — разновидность аутсорсинга учётных функций. Аутсорсинг учётных функций включает в себя аутсорсинг бухгалтерского и налогового учёта, кадрового делопроизводства, аутсорсинг заработной платы, подготовки бухгалтерской отчётности по РСБУ и МСФО.

Аутсорсинг расчета зарплаты в мире

Первые специализированные компании, оказывающие услугу расчёта зарплаты (payroll outsorsing), появились после Второй мировой войны в США. Крупнейший в мире провайдер расчёта зарплаты — американская Automatic Data Processing (ADP) — готовит зарплатные ведомости для 620 тысяч компаний по всему миру каждого шестого работника в США (24 млн человек), и реализовала порядка 600 000 зарплатных проектов по всему миру.

ADP основал в 1949 году бухгалтер Генри Тауб с двумя партнёрами, почувствовав потребность бизнеса в экономии. Расчётная ведомость, подготовленная ADP, стоила 25 центов (гамбургер в Burger King — 18 центов). «Это отличная идея — заплатить всего 25 долларов за расчёт недельной зарплаты сотни служащих. Оклад штатного бухгалтера доходил до ста долларов в неделю, и аутсорсинг мог бы избавить его от необходимости выполнять эту типично канцелярскую работу», — рассказывал клиентам о смысле аутсорсинга сооснователь и маркетолог ADP Фрэнк Лаутенберг, позже ставший сенатором от Нью-Джерси.

В 1960-е годы ADP считала зарплату сотрудникам двухсот организаций, среди которых — труппа мюзикла «Моя прекрасная леди», а в 2012 году компания заняла 269 место в рейтинге Fortune 500, заработав 10 млрд долларов США.

Среди малого и среднего бизнеса на аутсорсинг бухгалтерские функции передают 86 % компаний в Европе, 92 % — в США, 96 % — в Израиле.

Аутсорсинг расчёта зарплаты в России

В СССР крупные организации начали передавать выполнение расчётов заработной платы и налоговых отчислений в специализированные оснащённые ЭВМ расчётные центры в 1970-е годы. Это было удобнее и дешевле покупки, размещения и администрирования громоздкой и сложной вычислительной техники.

В середине 1990-х годов для обслуживания зарубежных компаний, открывающих представительства в России, в стране появились первые иностранные провайдеры аутсорсинга расчёта зарплаты и бухгалтерского учёта. Они и сегодня остаются лидерами на российском рынке: три из пяти крупнейших по размеру выручки аутсорсеров расчёта зарплаты — иностранные компании.

Содержание услуги аутсорсинга расчёта зарплаты

Оказываемые провайдером услуги в рамках аутсорсинга расчёта зарплаты можно разделить на фиксированные (те, что оказываются в предсказуемом объёме, регулярно и по графику) и дополнительные (нерегулярные, разовые и/или адаптированные под нужды заказчика).

Фиксированные услуги:

• расчёт зарплаты и аванса;
• подготовка отчётности в госорганы (2-НДФЛ, отчёты в ПФР, ФСС).

Заказывая их, компания ежемесячно получает от провайдера:

• расчётно-платежную ведомость с аналитикой по отделам, центрам расходов, видам выплат (в зависимости от потребностей);
• суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
• суммы налогов к выплате;
• расчётные листы, подготовленные в оговорённой форме (для e-mail-рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы);
• проводку в финансовую систему (1C, Oracle, Scala и другие).

Дополнительные услуги:

• межрасчёты (выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных);
• подготовка специальных отчётов для внутренних нужд компании (например, ежемесячного отчёта о затратах в разрезе определённых видов выплат по подразделениям, анализ фонда оплаты труда и прочее);
• сопровождение взаимодействия с налоговыми органами (консультативная поддержка при визите налоговой инспекции, подготовка разъяснительных писем, выезд специалиста провайдера в офис, представительство в налоговой).

Стоимость аутсорсинга

На стоимость ауторсинга расчёта зарплаты влияют:

1. перечень используемых заказчиком финсированных и дополнительных услуг (см. раздел см. раздел Содержание услуги аутсорсинга расчёта зарплаты);
   • при подписании договора формируется индивидуальный для каждой компании пакет оказываемых услуг, в который можно включить и дополнительные услуги, если предполагается их оказание по графику (например, межрасчёты делаются еженедельно по средам и пятницам);
   • дешевле включить дополнительные услуги, которые планируется заказывать часто, в пакет услуг при подписании договора на аутсорсинг, чем отдельно оплачивать их по факту оказания. Некоторые услуги предполагают оплату по факту. Например, консультативная поддержка при взаимодействии с налоговой инспекцией оплачивается по часам;
2. количество сотрудников в штате. Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчёте на одного сотрудника, и наоборот;
3. число юрлиц и/или обособленных подразделений с выделенным балансом. Алгоритм расчёта оплаты создаётся и действует для каждого в отдельности;
4. сложность расчёта (наличие системы КТУ, сменного режима работы, присутствия премиальной части зарплаты и различных надбавок). Проще всего производить расчёт зарплаты офисных сотрудников с фиксированным графиком работы и окладом. Для работников с посменным графиком — сложнее, а самое трудоёмкое — считать зарплаты рабочим производств;
5. вид предоставления аутсорсеру данных для расчёта. В электронном виде дешевле, чем в бумажном за счёт снижения времени на обработку.

Объём рынка и крупнейшие провайдеры в России

По данным ежегодного «Рэнкинга аутсорсинга учётных функций» рейтингового агентства «Эксперт», объём рынка аутсорсинга учётных функций в России в 2019 вырос относительно 2018 года на 12%.

Топ-7 крупнейших провайдеров аутсорсинга учётных функций по объёму выручки, 2019

Место в рейтинге	Название провайдера аутсорсинга	Специализация в аутсорсинге учётных функций (тыс. рублей)
		Расчет зарплаты	Кадровый учет и делопроизводство	Бухгалтерский и налоговый учет
1	«Сбер Решения»	696 149	159 419	358 106
2	«БДО Юникон»	217 120	192 365	586 356
3	1C-WiseAdvice	222 083	38 463	231 423
4	Юнистафф Пейрол Компани	309 385	167 936	21 538
5	«Информаудитсервис»	36 926	21 142	494 320
6	SCHNEIDER GROUP	16 453	-	501 745
7	UCMS Group	223 588	60 636	131 731

Клиенты в России

С середины 1990-х годов до конца 2000-х главными клиентами провайдеров аутсорсинга расчёта зарплаты были иностранные компании. С 2008 года количество российских организаций, использующих аутсорсинг расчёта заработной платы, стало расти. Это связано с необходимостью снижать издержки в период кризиса, увеличением числа компаний с «белой» бухгалтерией, повышением активности налоговых органов и ростом фискальных рисков, подготовкой к привлечению инвестиций, кредитованию.

По данным исследования «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», подготовленного Headhunter по заказу UCMS Group и Intercomp, 29 % работающих в России компаний используют аутсорсинг учётных функций, ещё 10 % планируют применять его в ближайшем будущем. Аутсорсингом учётных функций пользуются каждая вторая иностранная и каждая четвёртая российская организация. Аутсорсинг расчёта зарплаты используют 32 % опрошенных компаний. По мнению участников исследования, наиболее выгоден аутсорсинг для собственников бизнеса и высшего руководства — генерального директора, финансового директора.

Использование аутсорсинга расчёта зарплаты компаниями разного размера, 2011

Численность персонала, человек	Менее 50	50-100	100-500	500-1000	Более 1000
Процент компаний, использующих аутсорсинг расчёта заработной платы	43 %	16 %	27 %	25 %	20 %

Сравнение со штатными специалистами

Преимущества

Основные выгоды от аутсорсинга расчёта зарплаты:

• оптимизация и стандартизация процесса расчёта;
• доступ к специалистам высшей квалификации и передовым технологиям ведения учёта и отчётности;
• улучшение качества расчёта и отчётности, их полное соответствие актуальным требованиям законодательства, снижение налоговых рисков;
• снижение издержек на реализацию бизнес-процесса за счёт отсутствия расходов на создание рабочих мест для штатных расчётчиков (аренду офиса, закупку и обслуживание ПО, обучение специалистов, ФОТ и иные выплаты в пользу персонала);
• перенос ответственности за качество расчётов на провайдера — страховое покрытие налоговых рисков и возмещение провайдером ущерба от допущенных им ошибок;
• делегирование провайдеру взаимодействия с налоговыми органами;
• перераспределение нагрузки на сотрудников кадровой и/или бухгалтерской служб;
• сокращение численности отдела кадров и/или бухгалтерии;
• возможность наращивать объём работ по расчёту зарплаты и ведению отчетности без увеличения штата бухгалтерской и кадровой служб;
• снижение зависимости от персонала — больничных, отпусков, увольнений штатных специалистов, ведущих расчёт зарплаты;
• исключение риска утечки информации о размерах окладов сотрудников и руководства: провайдер не заинтересован лично в данной информации, по договору он обязуется обеспечивать конфиденциальность данных и отвечает за нарушение финансово, имеет защищённый дата-центр, а в компании-заказчике информацией о величине окладов владеет один сотрудник, а не вся бухгалтерия;
• оплата услуг аутсорсера относится к категории затрат и на всю сумму уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС.

Диаграмма. Преимущества аутсорсинга учётных функций

База: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учётных функций

Респонденты: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учётных функций.

Риски и ограничения

Большинство рисков в использовании аутсорсинга расчёта зарплаты формируются на этапе выбора провайдера и регламентации процесса оказания услуг. Для получения качественной услуги аутсорсинга расчёта зарплаты принципиально важно заключение юридически грамотного договора о сотрудничестве и экономически обоснованного соглашения об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA). Поэтому для сопровождения перевода процесса на аутсорсинг может потребоваться дорогостоящий консалтинг.

Из-за ненадлежащей организации процесса оказания услуг, низкого качества работы, несоблюдения сроков менять провайдера аутсорсинга расчёта зарплаты или возвращать процесс в компанию приходилось 22 % компаний.

Если отсутствует полноценная регламентация параметров сотрудничества с провайдером при необходимости сменить поставщика может произойти потеря данных, проблемы с возвратом процессов в компанию и/или передаче их другому поставщику.

Организации придётся перестроить свои бизнес-процессы с учётом аутсорсинга, перераспределить обязанности сотрудников, выделить и обучить отдельного специалиста/специалистов для взаимодействия с аутсорсером.

Если провайдер не может обеспечить выполнение работы в программном обеспечении, которое установлено у заказчика услуги, требуется дополнительное дорогостоящее программирование для интеграции.

Для достоверной оценки эффективности аутсорсинга необходимо разработать систему оценки качества работы провайдера (обычно основанную на ключевых показателях эффективности, KPI) и регулярно проводить оценку.

Неверно поставленные KPI для аутсорсера часто ведут к несоответствию качества оказания услуги ожиданиям заказчика.

Аутсорсинг недоступен для организаций с «серой» бухгалтерией.

Аутсорсинг даёт прямое снижение издержек далеко не всем компаниям.

Перед передачей процесса на аутсорсинг крайне желательно его формализовать и автоматизировать, что требует отдельных затрат.

Аутсорсер может стать финансово нестабильным, обанкротиться, быть поглощённым другой аудиторско-консалтинговой группой.

Могут возникнуть сложности с получением достоверной информации о квалификации специалистов компании-аутсорсера.

Ответственность перед налоговыми органами за ошибки в осуществлении учёта и ведении отчётной документации несёт компания, предоставляющая такую отчетность от своего имени, то есть заказчик аутсорсинга. Провайдер не отвечает перед налоговой напрямую. Ответственность провайдера за ошибку и возмещение связанного с ней ущерба доказывается в судебном или ином порядке на основании положений подписанного с ним договора и дополнительных соглашений.

Управление качеством аутсорсинга

Высокое качество оказания услуги аутсорсинга расчёта зарплаты (и других разновидностей аутсорсинга учётных функций) обеспечивают соглашение об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA) и система менеджмента качества, имеющаяся у провайдера (СМК).

Соглашение об уровне оказания услуг (Service Level Agreement, SLA) — сервисный контракт, определяющий все параметры сотрудничества заказчика и провайдера. Задачи SLA — гармонизация стандартов качества оказания услуг провайдера и ожиданий заказчика, контроль работы провайдера и управление его мотивацией, формализация результатов работы провайдера.

SLA описывает:

• перечень оказываемых подрядчиком услуг,
• формат и форму оказания услуг,
• график выполнения работ,
• принципы разделения ответственности сторон,
• способы обеспечения соответствия требованиям закона,
• механизмы мониторинга деятельности и предоставления отчётности,
• критерии оценки качества выполнения работ,
• порядок и способ оплаты работы провайдера,
• процедуры разрешения споров,
• перечень конфиденциальных данных, не подлежащих разглашению,
• условия прекращения действия договора.

СМК — это система, позволяющая аутсорсеру отслеживать уровень качества оказания им услуг, поддерживать его на высоком уровне и вносить улучшения. Система менеджмента качества есть у нескольких зарубежных аутсорсеров, работающих в России. СМК может опираться на различные модификации методологий ISO 9001, SAS 70 и другие.

ISO 90001:2008 — международный стандарт качества предоставления услуг или производства товаров. Он базируется на соблюдении широкого круга менеджерских практик (клиентоориентированности, системном подходе к управлению, постоянном совершенствовани продукта, процессном подходе и других), а также содержит стандарт определения некачественного сервиса и рекомендации по оказанию его надлежащим образом.

SAS 70 (Statement on Auditing Standards № 70) — стандарт аудита, разработанный Американским институтом сертифицированных бухгалтеров. Направлен на выявление и оценку существующих в компании рисков, определение способности имеющихся контрольных процедур противодействовать появлению рисков, повышение эффективности процедур контроля (положения о стандартах аудита (Statement on Auditing Standards, SAS 70)).

Рекомендованное к прочтению

• «Мы считаем, нас считают…» исследование рынка в области HR аутсорсинга 2007, E-xecutive
• «Аутсорсинг в области управления персоналом: настоящее и будущее» исследование рынка в области HR аутсорсинга 2011, E-xecutive
• Виктор Панков, Светлана Наумова, Аутсорсинг в бухгалтерском учете, журнал «Аудит и финансовый анализ» РЭА им. Плеханова, № 1 2009.
• У поставщика услуг HR-аутсорсинга постоянно присутствует мотивация , HRM.ru, 2010
• Использование аутсорсинга: практика, признанная во всем мире
• Группа BDO в России подвела итоги рейтинга популярности аутсорсинга в иностранных компаниях, «Expert Online», 06 октября 2011.
• Исследование «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», Headhunter.
• Использование Аутсорсинга для формирования стратегии Организации — Монография А. А. Дашков, М. Д. Джамалдинова
• Марина Сафонова: «Неправильно думать, что передав расчет заработной платы на аутсорсинг, вы абсолютно не будете касаться этого участка работ»
• Расчет заработной платы — сколько стоит аутсорсинг? Финансовая газета, № 27 от 01.07.2010 и № 28 от 08.07.2010
• «Технология SaaS делает услуги аутсорсинга прозрачными», HRM.ru, 2010.
• Аутсорсинг определение — trainings.ru
• Старые схемы на новый лад: аутсорсинг и аутстаффинг — «Финансовый директор»
• Разумный аутсорсинг — Юлия Ларионова, «Газ России» № 3 2013
• Аутсорсинг как элемент современных экономических отношений РФ — Монография С. В. Юрьев
• Аутсорсинг в HR-сфере Статьи и комментарии