Документ

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
(перенаправлено с «Юридический документ»)
Перейти к: навигация, поиск
Уровни секретности
Уровни секретности документов в СССР
Максимальный
Минимальный
Связанные понятия

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»[1]

История и виды[править | править код]

Текстовый документДоговор аренды.

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), то есть метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закреплённой на этом объекте — как правило, с помощью индексов.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Классификация документов[править | править код]

  • По назначению:
    • организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);
    • распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);
    • информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);
    • учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);
    • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;
    • иные.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

Функции документов[править | править код]

Документы могут выполнять следующие функции:

  • Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
  • Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве;
    • ориентация документов в одном направлении (сверху вниз, снизу вверх);
    • двусторонние документы;
  • Социальная — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности.
  • Культурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе;
  • Управленческая — документ как способ управления деятельностью;
  • Правовая — документ выступает в качестве способа закрепления и (или) изменения правовых норм и правоотношений;
  • Историческая — документ является историческим источником с момента создания[2].

Поддельные (фальшивые) документы[править | править код]

Поддельный (фальшивый) документ — документ, созданный с нарушением установленных законодательством норм и содержащий ложные сведения о человеке, фирме или иных объединениях[источник не указан 49 дней].

См. также[править | править код]

Примечания[править | править код]

Литература[править | править код]

  • Воробьев Г. Г. Документ: информационный анализ. — М. : Наука, 1973.
  • Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документа // Вопросы архивоведения. — 1964. — С. 10—17.

Ссылки[править | править код]