Аутсорсинг расчёта заработной платы

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
Перейти к навигации Перейти к поиску

Аутсорсинг расчёта заработной платы (Аутсорсинг расчёта зарплаты) (англ. Payroll Outsourcing) — это выполнение на основании договора функции по расчёту заработной платы и подготовке отчётности, связанной с заработной платой, (целиком или частично) другой компанией, специализирующейся в соответствующей области[1] .

Аутсорсинг расчёта зарплаты — разновидность аутсорсинга учётных функций. Аутсорсинг учётных функций включает в себя аутсорсинг бухгалтерского и налогового учёта, кадрового делопроизводства, аутсорсинг заработной платы, подготовки бухгалтерской отчётности по РСБУ и МСФО.

Аутсорсинг расчета зарплаты в мире[править | править код]

Первые специализированные компании, оказывающие услугу расчёта зарплаты (payroll outsorsing), появились после Второй мировой войны в США. Крупнейший в мире провайдер расчёта зарплаты — американская Automatic Data Processing (ADP) — готовит зарплатные ведомости для 620 тысяч компаний по всему миру каждого шестого работника в США (24 млн человек), и реализовала порядка 600 000 зарплатных проектов по всему миру[2].

ADP основал в 1949 году бухгалтер Генри Тауб с двумя партнёрами, почувствовав потребность бизнеса в экономии. Расчётная ведомость, подготовленная ADP, стоила 25 центов (гамбургер в Burger King — 18 центов). «Это отличная идея — заплатить всего 25 долларов за расчёт недельной зарплаты сотни служащих. Оклад штатного бухгалтера доходил до ста долларов в неделю, и аутсорсинг мог бы избавить его от необходимости выполнять эту типично канцелярскую работу», — рассказывал клиентам о смысле аутсорсинга сооснователь и маркетолог ADP Фрэнк Лаутенберг, позже ставший сенатором от Нью-Джерси.

В 1960-е годы ADP считала зарплату сотрудникам двухсот организаций, среди которых — труппа мюзикла «Моя прекрасная леди», а в 2012 году компания заняла 269 место в рейтинге Fortune 500, заработав 10 млрд долларов США[3].

Среди малого и среднего бизнеса на аутсорсинг бухгалтерские функции передают 86 % компаний в Европе, 92 % — в США, 96 % — в Израиле[4][5].

Аутсорсинг расчёта зарплаты в России[править | править код]

В СССР крупные организации начали передавать выполнение расчётов заработной платы и налоговых отчислений в специализированные оснащённые ЭВМ расчётные центры в 1970-е годы. Это было удобнее и дешевле покупки, размещения и администрирования громоздкой и сложной вычислительной техники.

В середине 1990-х годов для обслуживания зарубежных компаний, открывающих представительства в России, в стране появились первые иностранные провайдеры аутсорсинга расчёта зарплаты и бухгалтерского учёта. Они и сегодня остаются лидерами на российском рынке: три из пяти крупнейших по размеру выручки аутсорсеров расчёта зарплаты — иностранные компании[6].

Содержание услуги аутсорсинга расчёта зарплаты[править | править код]

Оказываемые провайдером услуги в рамках аутсорсинга расчёта зарплаты можно разделить на фиксированные (те, что оказываются в предсказуемом объёме, регулярно и по графику) и дополнительные (нерегулярные, разовые и/или адаптированные под нужды заказчика).

Фиксированные услуги:

  • расчёт зарплаты и аванса;
  • подготовка отчётности в госорганы (2-НДФЛ, отчёты в ПФР, ФСС).

Заказывая их, компания ежемесячно получает от провайдера:

  • расчётно-платежную ведомость с аналитикой по отделам, центрам расходов, видам выплат (в зависимости от потребностей);
  • суммы к выплате (информацию для выплаты зарплат);
  • суммы налогов к выплате;
  • расчётные листы, подготовленные в оговорённой форме (для e-mail-рассылки, для размещения на портале в личных кабинетах каждого сотрудника; на бумаге или в общем файле для HR-службы);
  • проводку в финансовую систему (1C, Oracle, Scala и другие).

Дополнительные услуги:

  • межрасчёты (выплаты при увольнении, оплата отпускных и премиальных);
  • подготовка специальных отчётов для внутренних нужд компании (например, ежемесячного отчёта о затратах в разрезе определённых видов выплат по подразделениям, анализ фонда оплаты труда и прочее);
  • сопровождение взаимодействия с налоговыми органами (консультативная поддержка при визите налоговой инспекции, подготовка разъяснительных писем, выезд специалиста провайдера в офис, представительство в налоговой).

Стоимость аутсорсинга[править | править код]

На стоимость ауторсинга расчёта зарплаты влияют:

  1. перечень используемых заказчиком финсированных и дополнительных услуг (см. раздел см. раздел Содержание услуги аутсорсинга расчёта зарплаты);
    • при подписании договора формируется индивидуальный для каждой компании пакет оказываемых услуг, в который можно включить и дополнительные услуги, если предполагается их оказание по графику (например, межрасчёты делаются еженедельно по средам и пятницам);
    • дешевле включить дополнительные услуги, которые планируется заказывать часто, в пакет услуг при подписании договора на аутсорсинг, чем отдельно оплачивать их по факту оказания. Некоторые услуги предполагают оплату по факту. Например, консультативная поддержка при взаимодействии с налоговой инспекцией оплачивается по часам;
  2. количество сотрудников в штате. Чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчёте на одного сотрудника, и наоборот;
  3. число юрлиц и/или обособленных подразделений с выделенным балансом. Алгоритм расчёта оплаты создаётся и действует для каждого в отдельности;
  4. сложность расчёта (наличие системы КТУ, сменного режима работы, присутствия премиальной части зарплаты и различных надбавок). Проще всего производить расчёт зарплаты офисных сотрудников с фиксированным графиком работы и окладом. Для работников с посменным графиком — сложнее, а самое трудоёмкое — считать зарплаты рабочим производств;
  5. вид предоставления аутсорсеру данных для расчёта. В электронном виде дешевле, чем в бумажном за счёт снижения времени на обработку.

Объём рынка и крупнейшие провайдеры в мире[править | править код]

Объём рынка и крупнейшие провайдеры в России[править | править код]

По данным ежегодного «Рэнкинга аутсорсинга учётных функций» рейтингового агентства «Эксперт», объём рынка аутсорсинга учётных функций в России в 2019 вырос относительно 2018 года на 12%.

Топ-7 крупнейших провайдеров аутсорсинга учётных функций по объёму выручки, 2019[7]
Место в рейтинге Название провайдера аутсорсинга Специализация в аутсорсинге учётных функций (тыс. рублей)
Расчет зарплаты Кадровый учет и делопроизводство Бухгалтерский и налоговый учет
1 «Сбер Решения» 696 149 159 419 358 106
2 «БДО Юникон» 217 120 192 365 586 356
3 1C-WiseAdvice 222 083 38 463 231 423
4 Юнистафф Пейрол Компани 309 385 167 936 21 538
5 «Информаудитсервис» 36 926 21 142 494 320
6 SCHNEIDER GROUP 16 453 - 501 745
7 UCMS Group 223 588 60 636 131 731

Клиенты в России[править | править код]

С середины 1990-х годов до конца 2000-х главными клиентами провайдеров аутсорсинга расчёта зарплаты были иностранные компании. С 2008 года количество российских организаций, использующих аутсорсинг расчёта заработной платы, стало расти. Это связано с необходимостью снижать издержки в период кризиса, увеличением числа компаний с «белой» бухгалтерией, повышением активности налоговых органов и ростом фискальных рисков, подготовкой к привлечению инвестиций, кредитованию.

По данным исследования «Рынок аутсорсинга учетных функций 2013», подготовленного Headhunter по заказу UCMS Group и Intercomp[8], 29 % работающих в России компаний используют аутсорсинг учётных функций, ещё 10 % планируют применять его в ближайшем будущем. Аутсорсингом учётных функций пользуются каждая вторая иностранная и каждая четвёртая российская организация. Аутсорсинг расчёта зарплаты используют 32 % опрошенных компаний. По мнению участников исследования, наиболее выгоден аутсорсинг для собственников бизнеса и высшего руководства — генерального директора, финансового директора.

Использование аутсорсинга расчёта зарплаты компаниями разного размера, 2011[9]
Численность персонала,
человек
Менее 50 50-100 100-500 500-1000 Более 1000
Процент компаний, использующих
аутсорсинг расчёта заработной платы
43 % 16 % 27 % 25 % 20 %

Сравнение со штатными специалистами[править | править код]

Преимущества[править | править код]

Основные выгоды от аутсорсинга расчёта зарплаты[10][11][12][13][14][15]:

  • оптимизация и стандартизация процесса расчёта;
  • доступ к специалистам высшей квалификации и передовым технологиям ведения учёта и отчётности;
  • улучшение качества расчёта и отчётности, их полное соответствие актуальным требованиям законодательства, снижение налоговых рисков;
  • снижение издержек на реализацию бизнес-процесса за счёт отсутствия расходов на создание рабочих мест для штатных расчётчиков (аренду офиса, закупку и обслуживание ПО, обучение специалистов, ФОТ и иные выплаты в пользу персонала);
  • перенос ответственности за качество расчётов на провайдера — страховое покрытие налоговых рисков и возмещение провайдером ущерба от допущенных им ошибок;
  • делегирование провайдеру взаимодействия с налоговыми органами;
  • перераспределение нагрузки на сотрудников кадровой и/или бухгалтерской служб;
  • сокращение численности отдела кадров и/или бухгалтерии;
  • возможность наращивать объём работ по расчёту зарплаты и ведению отчетности без увеличения штата бухгалтерской и кадровой служб;
  • снижение зависимости от персонала — больничных, отпусков, увольнений штатных специалистов, ведущих расчёт зарплаты;
  • исключение риска утечки информации о размерах окладов сотрудников и руководства: провайдер не заинтересован лично в данной информации, по договору он обязуется обеспечивать конфиденциальность данных и отвечает за нарушение финансово, имеет защищённый дата-центр, а в компании-заказчике информацией о величине окладов владеет один сотрудник, а не вся бухгалтерия;
  • оплата услуг аутсорсера относится к категории затрат и на всю сумму уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и НДС.

Диаграмма. Преимущества аутсорсинга учётных функций

База: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учётных функций[16]

Респонденты: 63 HR-менеджера, 88 топ-менеджеров из компаний, имеющих опыт использования аутсорсинга учётных функций.

Риски и ограничения[править | править код]

Большинство рисков в использовании аутсорсинга расчёта зарплаты формируются на этапе выбора провайдера и регламентации процесса оказания услуг. Для получения качественной услуги аутсорсинга расчёта зарплаты принципиально важно заключение юридически грамотного договора о сотрудничестве и экономически обоснованного соглашения об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA). Поэтому для сопровождения перевода процесса на аутсорсинг может потребоваться дорогостоящий консалтинг.

Из-за ненадлежащей организации процесса оказания услуг, низкого качества работы, несоблюдения сроков менять провайдера аутсорсинга расчёта зарплаты или возвращать процесс в компанию приходилось 22 % компаний[16].

Если отсутствует полноценная регламентация параметров сотрудничества с провайдером при необходимости сменить поставщика может произойти потеря данных, проблемы с возвратом процессов в компанию и/или передаче их другому поставщику.

Организации придётся перестроить свои бизнес-процессы с учётом аутсорсинга, перераспределить обязанности сотрудников, выделить и обучить отдельного специалиста/специалистов для взаимодействия с аутсорсером.

Если провайдер не может обеспечить выполнение работы в программном обеспечении, которое установлено у заказчика услуги, требуется дополнительное дорогостоящее программирование для интеграции.

Для достоверной оценки эффективности аутсорсинга необходимо разработать систему оценки качества работы провайдера (обычно основанную на ключевых показателях эффективности, KPI) и регулярно проводить оценку.

Неверно поставленные KPI для аутсорсера часто ведут к несоответствию качества оказания услуги ожиданиям заказчика.

Аутсорсинг недоступен для организаций с «серой» бухгалтерией.

Аутсорсинг даёт прямое снижение издержек далеко не всем компаниям.

Перед передачей процесса на аутсорсинг крайне желательно его формализовать и автоматизировать, что требует отдельных затрат.

Аутсорсер может стать финансово нестабильным, обанкротиться, быть поглощённым другой аудиторско-консалтинговой группой.

Могут возникнуть сложности с получением достоверной информации о квалификации специалистов компании-аутсорсера.

Ответственность перед налоговыми органами за ошибки в осуществлении учёта и ведении отчётной документации несёт компания, предоставляющая такую отчетность от своего имени, то есть заказчик аутсорсинга. Провайдер не отвечает перед налоговой напрямую. Ответственность провайдера за ошибку и возмещение связанного с ней ущерба доказывается в судебном или ином порядке на основании положений подписанного с ним договора и дополнительных соглашений.

Управление качеством аутсорсинга[править | править код]

Высокое качество оказания услуги аутсорсинга расчёта зарплаты (и других разновидностей аутсорсинга учётных функций) обеспечивают соглашение об уровне оказания услуги (Service level agreement, SLA) и система менеджмента качества, имеющаяся у провайдера (СМК).

Соглашение об уровне оказания услуг (Service Level Agreement, SLA) — сервисный контракт, определяющий все параметры сотрудничества заказчика и провайдера. Задачи SLA — гармонизация стандартов качества оказания услуг провайдера и ожиданий заказчика, контроль работы провайдера и управление его мотивацией, формализация результатов работы провайдера.

SLA описывает:

  • перечень оказываемых подрядчиком услуг,
  • формат и форму оказания услуг,
  • график выполнения работ,
  • принципы разделения ответственности сторон,
  • способы обеспечения соответствия требованиям закона,
  • механизмы мониторинга деятельности и предоставления отчётности,
  • критерии оценки качества выполнения работ,
  • порядок и способ оплаты работы провайдера,
  • процедуры разрешения споров,
  • перечень конфиденциальных данных, не подлежащих разглашению,
  • условия прекращения действия договора.

СМК — это система, позволяющая аутсорсеру отслеживать уровень качества оказания им услуг, поддерживать его на высоком уровне и вносить улучшения. Система менеджмента качества есть у нескольких зарубежных аутсорсеров, работающих в России. СМК может опираться на различные модификации методологий ISO 9001, SAS 70 и другие.

ISO 90001:2008 — международный стандарт качества предоставления услуг или производства товаров. Он базируется на соблюдении широкого круга менеджерских практик (клиентоориентированности, системном подходе к управлению, постоянном совершенствовани продукта, процессном подходе и других), а также содержит стандарт определения некачественного сервиса и рекомендации по оказанию его надлежащим образом.

SAS 70 (Statement on Auditing Standards № 70) — стандарт аудита, разработанный Американским институтом сертифицированных бухгалтеров. Направлен на выявление и оценку существующих в компании рисков, определение способности имеющихся контрольных процедур противодействовать появлению рисков, повышение эффективности процедур контроля (положения о стандартах аудита (Statement on Auditing Standards, SAS 70)).

Рекомендованное к прочтению[править | править код]

Примечания[править | править код]

  1. Глоссарий аутсорсинга бизнес-процессов Национальной ассоциации стратегического аутсорсинга Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  2. ADP Payroll services Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  3. ADP-History Архивная копия от 21 августа 2014 на Wayback Machine.
  4. В данном исследовании функция расчёта заработной платы включена в бухгалтерский учёт.
  5. Виктор Панков, Светлана Наумова. Аутсорсинг в бухгалтерском учёте, журнал «Аудит и финансовый анализ» РЭА им. Плеханова, № 1 2009 Архивировано 28 марта 2014 года..
  6. Рынок аутсорсинга учётных функций, РА «Эксперт», 2013 Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  7. Список крупнейших групп и компаний в области аутсорсинга учётных функций по итогам 2019 года. Дата обращения: 14 января 2021. Архивировано 30 ноября 2021 года.
  8. Аутсорсинг учётных функций интересен 40 % компаний в России — Planeta «HR» Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  9. исследование «Аутсорсинг в области управления персоналом: настоящее и будущее», 2011 Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  10. «Аутсорсинг учётных функций», 2009 год Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  11. «Аутсорсинг учётных функций», 2010 год Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  12. «Аутсорсинг учётных функций», 2011 год Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  13. «Аутсорсинг учётных функций», 2012 год Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  14. «Аутсорсинг учётных функций», 2013 год Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  15. Расчёт заработной платы — сколько стоит аутсорсинг? Финансовая газета, № 27 от 01.07.2010 и № 28 от 08.07.2010 Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.
  16. 1 2 «Рынок аутсорсинга учётных функций 2013», Headhunter Архивная копия от 13 сентября 2014 на Wayback Machine.