Система автоматизации документооборота

Материал из Википедии — свободной энциклопедии
(перенаправлено с «Электронный документооборот»)
Перейти к навигации Перейти к поиску

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Выделение данной категории автоматизированных систем (как и понятие документооборота) характерно для постсоветского пространства, близкие к ней глобальные классы программного обеспечения — системы управления записями и ECM-системы.

Основные понятия электронного документооборота[править | править код]

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 7.0.8-2013); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота[править | править код]

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота[править | править код]

  1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
    • стандартный набор функций;
    • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
    • низкие временные затраты на приобретение и установку;
    • относительно низкая стоимость;
    • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
  2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
    • максимально персонифицированная система;
    • большие временные затраты;
    • высокая стоимость разработки;
    • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
  3. Комбинированные СЭДО:
    • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
    • полное соответствие нуждам предприятия;
    • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
    • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
    • передача заказчику прав на продукт;
    • простота освоения и использования;
    • полная локализация;
    • удобный интерфейс;
    • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Рынок систем электронного документооборота в России[править | править код]

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week[1], в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объём продаж тиражных программных продуктов — на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews[2], российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объёме 25,6 млрд рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus — Notes, Microsoft SharePoint и др.).

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса», «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все её партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС).

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers[3]) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — СЭД Дело (25,3 % проектов), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1С: Документооборот (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); по числу автоматизированных рабочих мест — СЭД Дело (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Ещё один критерий — это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — СЭД Дело (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1 %) и ТЕЗИС (4,3 %).

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи[4], основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и Министерства транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23 % всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства . Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.

См. также[править | править код]

  • Система управления документами
  • Электронный архив — система структурированного хранения электронных документов, позиционируемая как основа документооборота, обеспечивающая надёжность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа к документам.
  • Бизнес-процесс — бизнес-процессы в управлении предприятием

Примечания[править | править код]

  1. Рынок СЭД/ЕСМ: итоги-2012 и перспективы-2013. Новость. PCWeek (5 февраля 2013). Проверено 29 января 2014.
  2. Российские СЭД стали самыми лучшими. Новость. Cnews (7 ноября 2013). Проверено 29 января 2014.
  3. Аналитики смотрят на российский рынок СЭД с разных позиций. Новость. ItBestsellers (12 февраля 2013). Проверено 29 января 2014.
  4. Сведения о результатах исследования внедренных систем электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти 2013 г.. Отчет. Министерство связи (декабрь 2013). Проверено 29 января 2014. Архивировано 29 января 2014 года.